Mange virksomheder kan opnå store besparelser i diskplads og ofte også økonomiske besparelser ved at optimere deres versionshistorik af filer i Microsoft 365, som nu er muligt. Hvis ikke I anvender Microsoft 365, så se venligst bort fra denne information.

Udfordring

Hver gang en bruger ændrer i en fil (f.eks. et dokument, regneark, præsentation m.v.) i Microsoft 365, så gemmes der en ny version af filen, hvorved en enkel fil kan komme til at fylde op til mange gange dens størrelse. Versionshistorik på filer er standard sat op til at gemme op til 500 versioner af hver fil i Microsoft 365, hvilket med tiden resulterer i et markant pladsforbrug og ofte også kan føre til unødvendige ekstra omkostninger til diskplads.

Anbefaling

Vi anbefaler, at I får reduceret antal gemte versioner af jeres filer til max. 100 versioner og sletning af versioner, som er ældre end 365 dage, hvilket dækker langt de fleste virksomheders behov, men det er naturligvis jeres beslutning, hvor mange versioner og dage I ønsker. På den måde får I frigivet en betydelig mængde plads hos jer og alt efter jeres nuværende pladsforbrug og licenser, så kan det potentielt også skabe en månedlig økonomisk besparelse. Samtidigt anbefaler vi, at indstillingerne gøres permanente, så datamængden også fremover forbliver optimeret.

Ønsker du hjælp?

Ønsker du hjælp til optimering af jeres versionshistorik af filer i Microsoft 365, så kan du kontakte booking@itm8.com med henvisning til, at du ønsker opgaven igangsat eller stille spørgsmål hertil. Herefter vil en konsulent foretage en ’Impact Analysis’ før oprydning af data og efterfølgende foretage selve oprydning af jeres versionshistorik på eksisterende filer i Microsoft 365 til max. 100 versioner og sletning af versioner, som er ældre end 365 dage samt lave indstillingerne permanente. Hvis du ønsker andre indstillinger end max. 100 versioner og max. 365 dage, bedes du angive disse, når du skriver til os. Afslutningsvis modtager du en status på jeres diskforbrug før og efter ændringen. Opgaven afregnes pr. forbrugt tid og estimeres til ca. 4 konsulenttimer.

Vil du vide mere?

Du kan læse mere om emnet her:

Trim existing versions on site, library, or OneDrive - SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Learn